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L'Institut universitaire en santé mentale de Québec aide les adultes atteints de maladie mentale à se rétablir et à s’intégrer en société.


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Accéder au dossier médical d’un usager

Confidentialité du dossier médical

Un dossier de santé est confidentiel. L’archiviste médicale joue un rôle important dans le respect de la confidentialité et des nombreuses lois s’y rapportant. Elle est responsable de l’accès à l’information contenue au dossier, conformément aux lois, aux règlements et aux politiques de l’établissement en vigueur.

Accès à votre dossier médical

Pour accéder à l’information de votre dossier médical, soit pour vous-même, soit pour un tiers, vous devez faire une demande écrite et l’adresser au Service des archives cliniques par courrier ou télécopieur. Aucune demande n’est acceptée par courriel. 

Votre demande doit comprendre :

  • Votre nom et prénom
  • Votre date de naissance
  • Voter numéro d’assurance maladie
  • Le nom de vos parents
  • Les coordonnées du destinataire – nom et adresse complète
  • Les renseignements à transmettre – nature et période
  • Votre adresse et numéro de téléphone
  • Votre signature et la date de la demande

Il est également possible de se rendre au Service des archives et d’y remplir le formulaire requis.

Des frais sont exigés pour les copies de dossier excédant 20 pages en application du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.

À titre informatif, un résumé de dossier peut souvent convenir et évite des frais inutiles. Il comprend les feuilles sommaires résumant vos hospitalisations ainsi que les notes pertinentes des services obtenus en externe.

Voici quelques exemples de frais (aperçu) :

  • Pour 20 pages : aucuns frais
  • Pour 30 pages : 4,00 $
  • Pour 50 pages : 12,00 $
  • Pour 100 pages : 30,00 $ 

En application de la Loi sur les services de santé et des services sociaux, article 17, votre médecin traitant peut vous refuser momentanément l’accès à votre dossier si, à son avis, la communication du dossier pourrait causer un préjudice grave à votre santé.Selon cette même loi, article 18, un usager n’a pas le droit d’être informé de l’existence d’un renseignement le concernant qui a été fourni par un tiers. Nous devons donc retirer cette information de vos documents si ceux-ci en contiennent.

Votre demande sera traitée dans les meilleurs délais, article 24 de la Loi sur les services de santé et des services sociaux.

Accès au dossier d’une personne décédée

Selon la Loi sur les services de santé et les services sociaux, article 23, les héritiers, les légataires particuliers et les représentants légaux d'un usager décédé ont le droit de recevoir communication de renseignements contenus dans son dossier dans la mesure où cette communication est nécessaire à l'exercice de leurs droits à ce titre. Il en est de même de la personne ayant droit au paiement d'une prestation en vertu d'une police d'assurance sur la vie de l'usager ou d'un régime de retraite de l'usager.

Le conjoint, les ascendants ou les descendants directs d'un usager décédé ont le droit de recevoir communication des renseignements relatifs à la cause de son décès, à moins que l'usager décédé n'ait consigné par écrit à son dossier son refus d'accorder ce droit d'accès.

Le titulaire de l'autorité parentale a le droit de recevoir communication des renseignements contenus au dossier d'un usager âgé de moins de 14 ans même si celui-ci est décédé. Ce droit d'accès ne s'étend toutefois pas aux renseignements de nature psychosociale.

Malgré le deuxième alinéa, les personnes liées par le sang à un usager décédé ont le droit de recevoir communication de renseignements contenus dans son dossier dans la mesure où cette communication est nécessaire pour vérifier l'existence d'une maladie génétique ou d'une maladie à caractère familial.
1991, c. 42, a. 23; 1999, c. 40, a. 269; 2005, c. 32, a. 5.

Pour avoir accès au dossier d’une personne décédée, vous devez faire une demande écrite et l’adresser au service des archives en précisant :

  • Le nom de la personne
  • Sa date de naissance
  • Le nom de ses parents ou du conjoint si connu
  • Le motif de la demande
  • La nature des renseignements demandés.

Vous devez fournir une preuve selon le motif de votre demande :

  • Contrat de mariage
  • Testament notarié
  • Police d’assurance

Si cela concerne : 

Père ou mère

  • Votre certificat de naissance 

Grand-père ou grand-mère

  • Votre certificat de naissance
  • Le certificat de naissance de votre père ou de votre mère 

Arrière-grand-père ou arrière-grand-mère

  • Votre certificat de naissance
  • Le certificat de naissance de votre père ou de votre mère
  • Le certificat de naissance de votre grand-père ou de votre grand-mère 

Frère ou sœur

  • Votre certificat de naissance

Oncle ou tante

  • Votre certificat de naissance
  • Le certificat de naissance de votre père ou de votre mère

Si la personne n’est pas décédée dans notre établissement, veuillez fournir une preuve de décès :

  • Certificat de décès
    OU
  • Copie de journal, etc.

Bien indiquer votre nom, numéro de téléphone et l’adresse de retour.

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Service des archives cliniques

Téléphone : 418 663-5611
Télécopieur : 418 660-3027

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2601, de la Canardière
Québec (Québec)   G1J 2G3

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Du lundi au vendredi (sauf les jours fériés)
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